Contexte
Dans le cadre de projets collaboratifs, les équipes sont souvent amenées à animer des réunions avec différents partenaires, des adhérents de la structure, des collègues de la même entreprise, et parfois des financeurs. Ces réunions permettent de favoriser les collaborations, elles sont aussi l’occasion de faire un point sur l’avancée du projet ou la communication qui est faite.
Ces réunions peuvent se dérouler en présentiel, mais elles sont de plus en plus en distanciel, et parfois en hybride avec des participants présents en présentiel et d’autres en visioconférence, ce qui complexifie encore davantage l’animation.
L’animateur de réunion, qui a aussi souvent le rôle de coordinateur doit alors gérer différentes missions et peut se retrouver confronté à différentes problématiques. Cette formation permet de traiter les points suivants :
- la préparation des réunions ;
- le cadrage des réunions ;
- le recentrage des échanges ;
- la gestion de l’interactivité entre les participants lorsque les réunions sont passives notamment en visioconférence, mais aussi lorsque la prise de parole est déséquilibrée ;
- la gestion de la fin de réunion pour synthétiser les échanges et fixer les prochains objectifs.
À qui s'adresse cette formation ?
Salariés amenés à animer des réunions de projet, débutants ou avec plusieurs années d’expérience dans la mesure où ils rencontrent certaines difficultés dans la préparation et l’animation de réunions de projets en présentiel ou en distanciel.
- Avoir déjà participé à des réunions de projets en tant que participant ou animateur, en présentiel ou en distanciel
- Utiliser régulièrement un ou des outils de visioconférence
Objectifs de la formation
- Définir les éléments nécessaires pour préparer sa réunion
- Etablir un cadre pour le bon déroulement de la réunion
- Analyser les situations d’animation permettant de favoriser des échanges de qualité pendant la réunion
- Identifier les éléments importants pour conclure la réunion
Programme complet
1) Définir les éléments nécessaires pour préparer sa réunion
Contenus :
- la planification
- le contenu de la réunion
- la communication auprès des participants
- le matériel et les outils nécessaires pour une réunion en présentiel ou en distanciel
- les éléments de convivialité en présentiel et en distanciel
2) Etablir un cadre pour le bon déroulement de la réunion
Contenus :
- les règles de fonctionnement en présentiel et en distanciel pour assurer la qualité des échanges
- le cadre de confiance
- l’interconnaissance des participants
3) Analyser les situations d’animation permettant de favoriser des échanges de qualité pendant la réunion
Contenus :
- la posture et le rôle de l’animateur
- les pistes pour éviter des réunions passives et favoriser les échanges
- la gestion des prises de parole déséquilibrées
- le recentrage des discussions sur l’ordre du jour
- la gestion des questions
4) Identifier les éléments importants pour conclure la réunion
Contenus :
- la synthèse des échanges
- le plan d’actions pour la suite du projet
Modalités et méthodes pédagogiques
- Méthodes pédagogiques : alternance de méthodes expositives, actives et interrogatives afin de favoriser l’engagement des participants et l’appropriation des contenus.
- Techniques pédagogiques : travail en sous-groupes, brainstorming, mise en situation, jeu de rôles, partage d’expériences, quizz, exposés de la formatrice…
- Supports pédagogiques remis aux stagiaires: support présenté pendant la formation, checklist » organiser et préparer sa réunion », fil conducteur de réunion. Les supports seront envoyés par e-mail aux participants.
Modalité d'évaluation
Évaluation des prérequis : test de positionnement via un questionnaire en ligne
Évaluation formative : évaluation des connaissances acquises tout le long de la formation
Évaluation sommative (évaluation de l’ensemble des compétences acquises) : questionnaires en équipe, étude de cas, mise en situation
Évaluation de la satisfaction : questionnaire envoyé à la fin de la session de formation, analyse individuelle d’une situation d’animation de réunion.
Évaluation à froid : 3 à 6 mois après la formation via un questionnaire en ligne
